נכתב ע”י עו”ד רות עדן – מנכ”לית Community Forward  ורינתיה ברוכים לוין – מנכ”לית limi

ע”פ דו”ח CMX – ארגון מנהלי הקהילות הבינלאומי, יותר ויותר ארגונים בעולם מבינים שקהילה פנים ארגונית זה כבר לא nice to have, אלא צורך קריטי ממשי (הדו”ח יצא עוד לפני הקורונה). למעשה, יותר ממחצית מהארגונים העידו שקהילות הן חלק בלתי נפרד מהארגון שלהם, וישן להן אימפקט חיובי גדול.

לעומת המגמה העולמית ההולכת וגדלה, סקירה שערך Community Forward – ארגון מנהלי הקהילות של ישראל, מגלה כי בישראל ב-2019 מירב הקהילות קמות על בסיס חברתי, כאשר באופן טבעי אנשים מחפשים אנשים אחרים שלהם אותם תחומי עניין. דווקא האחוז הקטן ביותר של קהילות שייך לקהילות פנים-ארגוניות. מזהים כאן את ההזדמנות?

קצת עלינו ולמה החלטנו לכתוב את המאמר הזה

עו”ד רות עדן – מייסדת שותפה ומנכ”ל של Community Forward. רות מובילה בארגון את תחום קהילות המותג, קהילות חברתיות וקהילות פנים ארגוניות מייצרת חזון ואסטרטגיה מובנית לניהול קהילה כחלק מהתכנית העסקית, שיווקית או פנים ארגונית של לקוחות החברה. רות החלה את דרכה בעולם הקהילות כמנהלת בקהילת ה-Supergirls, וכיום היא מובילה קהילת עצמאיות לוקאלית בשם “הבוסטריות – רמת השרון”.

רינתיה ברוכים לוין – מנכ”לית limi שמהווה בית מקצועי לתחום הלמידה בארגונים בארץ ומספק תוכן מקצועי (כמו זה:), הדרכות, ייעוץ ועוד לארגונים. רינתיה מרצה, מייעצת, מלמדת, חוקרת ועוד מלא דברים בתחום. חוץ מזה, היא מנהלת את קהילת למידה ארגונית (שמונה למעלה מ-11,500 חברים) ונוסדה ב-2012 (יש מצב שזו אחת הקהילות הכי ותיקות בישראל!).

הכרנו דרך הריטריט השנתי המופלא למנהלי קהילות של Community Forward שהתקיים בשנה שעברה. מדובר באירוע מתמשך של 3 ימים ו-2 לילות במהלכם 60 מנהלי קהילות מנוסים נפגשים לסופ”ש בבית מלון ועוסקים בלמידת עמיתים, פיתוח קשרים ורכישת ידע וכלים חדשניים בניהול קהילה. כמארגנת הריטריט, רות הייתה עסוקה בהובלת האירוע, בעוד רינתיה השתתפה והתענגה על כל רגע כך שלא יצא לנו להעמיק בשיחה, אבל הקשר נרקם והמשיך.

אז החלטנו שיאללה… הגיע הזמן לצרף את הידע המשותף שלנו, ככה שיסייע גם לאחרים לקדם למידה באמצעות קהילות ארגוניות.
אחרי שתקראו תבינו גם למה זה כל כך מתבקש.

אחרי שהבנתם מי ולמה… נעבור לתוכן המקצועי.אה רגע שווה גם לשמוע את רות מסבירה על זווית נוספות בפודקאסט שהקלטנו איתה.

תפריט

• מה ההגדרה של קהילה? 
• אז מה הקשר ללמידה בארגונים?!
• איך הקורונה השפיעה על קהילות בארגונים?
• מה יוצא לארגון ולעובדים מזה?
• מה כוללת קהילה ארגונית?
• מתי נקים קהילה ארגונית לצרכי למידה?
• מה התהליך של הקמת קהילה?
• איך בוחרים פלטפורמה לניהול קהילה?
• איזה פלטפורמות קיימות?
• ולסיום סיומת, טיפים של שתיים שיודעות

מה ההגדרה של קהילה?  

נתחיל מההגדרה המילונית לקבוצה: אוסֶף של עצמים או אנשים, לעומת קהילה המוגדרת כקהל מאורגן. עוד על ההבדל בין קהילה לקבוצה ניתן לקרוא כאן.
קהילה היא מרחב של אנשים בעלי מכנה משותף המייצרים מערכת יחסי גומלין בינם לבין עצמם ומעניקה ערך זה לזו ולמרחב עצמו. אלישבע סדן בספרה “עבודה קהילתית” מציינת כי קהילה היא רשת של שכנים / חברים (Schwarz , 1997). הקהילות שאנשים גאים בהן, הן אלה המספקות סביבה חמה, מזינה ותומכת בה ניתן לצמוח להתפתח ולתרום.

המונח הזה הוא כמובן לא חדש בכלל (דמיינו את השטיבל במזרח אירופה לפני מאה שנה:), וכמו נושאים רבים גם הוא קיבל טוויסט חם מכמה סיבות. ראשית, הדיגיטציה שמאפיינת את השנים האחרונות הביאה לצמיחתן של פלטפורמות טכנולוגיות רבות אשר מאפשרות לקהילות להתקיים בצורות חדשות מאלו שהכרנו בעבר. אם פעם קהילה היתה גיאוגרפית בעיקרה (לדוגמא: קיבוץ), כיום קהילה מתקיימת במרחב הדיגיטלי לצד המרחב הפיזי. בנוסף, עסקים וארגונים רבים מבינים את הערך האדיר של קהילה עבור העובדים והארגון, והם דוחפים להנעתן.

אז מה הקשר ללמידה בארגונים?!

אם בהגדרות עסקינן, ההגדרה הנפוצה ללמידה היא: שינוי קבוע יחסית בהתנהגות או בפוטנציאל התנהגותי שמקורו מניסיון (Gage & Berliner, 1998). ע”פ ויקיפדיה למידה ארגונית היא מכלול תהליכים ואירועים המתרחשים בארגונים ובהם מתחולל אצל אנשים בארגון שינוי בידע, במיומנויות, בדפוסי הפעולה והמחשבה הקשורים לתחומי הפעולה של הארגון ונוסיף שסביר שהתהליכים הללו ישפיעו על תחומי הפעולה לטובה.

המחקר ממנו נולד מודל 70:20:10 כבר לימד אותנו היטב שמרבית תהליכי הלמידה שמשפרים ביצועים מתרחשים על בסיס התנסות (70%), בד”כ בסביבת העבודה + למידה מעמיתים (20%). והנה יש לנו הזדמנות פז! בתקופה האחרונה ב- limi אני יותר ויותר ממליצה על קהילה כפתרון מקדם למידה בארגון. למה? כי יש תמהיל של 70%, 20% ו-10% של למידה פורמלית. קהילה תומכת ביצועים (כלומר, כשיש לי בעיה יש לי למי לפנות כדי להתייעץ עליה), אפשר להפיץ תוצרי למידה באמצעותה, אנשים יכולים לדבר וללמוד מקולגות ועוד. בנוסף, בואו נחשוב רגע על עצמנו כנייר לקמוס (הכי מגמת ביולוגיה 1997) של העובדים בארגון, איפה אנחנו לומדים באופן שוטף? סביר שחלק גדול מאיתנו יגיד “דרך קהילות”, החל מקבוצות פייסבוק של אימהות שוקעות או אבות פגומים ועד קהילת למידה ארגונית (כדוגמה לקהילה מקצועית שלומדים דרכה).

רוצה לבוא להכשרה הבאה שלנו?

לפרטים נוספים

איך הקורונה השפיעה על קהילות בארגונים?

אחד השינויים (מיני רבים) שנגרמו ע”י הקורונה, הוא עזיבת העובדים את מקום העבודה שלהם לחל”ת או לעבודה מהבית. בהינף יד, מרבית הארגונים איבדו מגע עם העובדים שלהם ונאלצו לסמוך כי אלו ימשיכו לעשות את עבודתם נאמנה מהבית שלהם, או לחלופין כי המוטיבציה שלהם תישאר גבוהה למרות שהאירגון בחר להוציאם לחופשה. המגע עם העובד, השיחות במסדרון, ארוחות הצהריים המשותפות, ההטבות והפינוקים של מקום העבודה – כל אלו נעלמו, ומה נשאר?

קהילה מאפשרת את המשך מערכת היחסים בין העובד לארגון גם כאשר הוא נעדר מהחלל הפיזי. הקהילה ממשיכה לייצר ערך מוסף לעובד, מרחב למידה, מקום להשמיע את קולו, לשתף, לשאול שאלות ולקבל מענה.

דווקא במשבר אליו נקלעו ארגונים בארץ ובעולם, עלה קרנן של הקהילות אשר הוכיחו יותר מכל את חשיבותן ויעילותן הן לעובד והן לארגון.

מה יוצא לארגון ולעובדים מזה?

מלאאא דברים, שנתחיל:

• מחוברות עובדים לארגון ולתת לעובדים מקום לדבר
• שבירת מחסומי זמן תגובה של זרימת ידע
• קיצור זמן פתרון בעיות
• העשרת הידע ושיפור הביצועים
• נטוורקינג פנימי
• מתן במה לעובדים

ויש עוד מלא סיבות כמובן…  כמו הזויות האישית שנכתבה בפוסט “כל מקום עבודה צריך קהילת עובדים”

מה כוללת קהילה ארגונית?

קהילה ארגונית כוללת סינרגיה בין צרכי הארגון לבין הצרכים של חברי הקהילה, הסינרגיה עצמה היא זו שמייצרת ערך מוסף. ישנם מספר פרמטרים שחשוב שיתממשו כדי שקהילה ארגונית תתקיים:

• מכנה משותף – ככל שהמכנה המשותף של חברי הקהילה מהודק יותר, כך הערך שהקהילה תייצר יהיה גבוה יותר (קרי: לא רק “כולם עובדים בחברה” אלא “עובדים המתעניינים בתחום מסוים ומעוניינים להשתפר בכישוריהם”).
• צורך – של חברי הקהילה ולא רק של הארגון. אם הקהילה לא מספקת מענה לצורך של חברי הקהילה, קטנים הסיכויים שהם ירצו לקחת בה חלק.
• מרחב – כזה שיאפשר דיאלוג פתוח ובלתי אמצעי בין חברי הקהילה עצמם ולא רק בין מנהל.ת הקהילה לקהל
• שייכות – תחושת ערבות הדדית שתנבע מערך אמיתי שהקהילה מייצרת
• הדדיות – תרומה שמגיעה ממספר כיוונים ולא רק מגורמי ניהול הקהילה
• מנהל/ת קהילה – כדאי שיהיה מנהל/ת קהילה (למרות שיש דעות על כך שזה לא פרמטר קריטי). מצד אחד הקהילה צריכה להיות מסוגלת להתקיים בלעדיו, מצד שני צריך גורם שנותן את הטון, מייצר מודלינג ומנווט את הקהילה מלמעלה.

מתי נקים קהילה ארגונית לצרכי למידה?

הנה כמה רעיונות:

• כשעובדים מבוזרים ונרצה לייצר חיבור מקצועי בניהם, לדוגמה: ארגון עם מספר חטיבות ליבה, כשבכל חטיבה יש עובדים שמבצעים תפקיד רוחב (משאבי אנוש, תפקידי מחשוב וכדומה) ואין להם יכולת להיפגש באופן שוטף וקבוע פיזית
• כשיש צורך בהתייעצות מתמדת וזמינה, לדוגמה: עובדים נמצאים הרבה בחוץ (אנשי מכירות, מדריכים, טכנאים וכדומה) וצריכים מרחב זמין להתייעצויות וללמידה מתמדת
• נוסף על תפקיד, מכירים את המונח הזה? אז עובדים שונים בארגון שקיבלו נע”ת או מוגדרים כרפרנטים וצריך לחבר אותם כקהילה ע”מ לתת להם מענה מקצועי ולחבר אותם כקהילה בייחוד בעולם של ניהול מטריציוני
• נושא מקצועי חם, באחד בארגונים בו ייעצנו חל שינוי אדיר באופן העבודה של הארגון והחלטנו להקים קהילה בה כל מי שיש לו קשר ישיר לשינוי יוכל לקבל מענה מקצועי, להעלות רעיונות ואפילו להתייעץ על תוצרי למידה אותם רצינו לפתח

מה התהליך של הקמת קהילה?

קיימים מס’ שלבים לתהליך:

1. איתור צורך – מתחילים מלהגדיר ולברר את הצורך, מבינים מה נקודת הכאב שבגללה נקים קהילה.
2. סוג הקהילה – לאור הממצאים מחליטים על אופי הקהילה הרצוי.
3. חברי הקהילה – עושים פאוזה ומבררים את הצרכים של חברי הקהילה עצמה.
4. אסטרטגיה – הידעתם? יש מודלים מקצועיים סדורים לכך, כמו: community-canvas או 7P’s של CMX, שב- Community Forward עובדים באמצעותם. שחב זה יכלול גם הפרסונליזציה של חברי הקהילה (מי הם? מה מעניין אותם? וכולי בדומה לשלב ב-Design Thinking).
5. play book – הכולל את כל מהלך הקמת הקהילה: מטרות משותפות, אפיון חברי הקהילה, סוגי תכנים, מדידה של הקהילה, ריטואלים, מיתוג וכולי.
6. מנהל/ת הקהילה – בחירת הגורם שיוביל אותה. שימו לב, מדובר בטייטל קצת מטעה. הפונקציה שמנהלת את הקהילה אמורה להיות דמות שמאגדת את חברי הקהילה ומתוך הארגון (מבין ויודע אותו), בנוסף, הפונקציה צריכה להיות גם מקצועית על מנת לספק מענה מקצועי, לייצר תכנים, לעודד למידה מקצועית, לזקק את המידע המהותי מתוך חכמת ההמון וכולי. עכשיו חוץ מכל זה, יש את עניין תפעול הקהילה ברמה האופרטיבית, הקיצר תפקיד רציני שדורש מחויבות וזמן.

איך בוחרים פלטפורמה?

חשוב לזכור שהפלטפורמה היא הקנקן שצריך להתאים לארגון, לעובדים ולצורך.

דגש קריטי: פעילות אוף ליין או מפגשי און ליין (כמו בימי הקורונה)! חד משמעית חייבים את זה!
מכנס שנתי, מפגש חודשי, רבעוני ואפילו וובינרים קבועים. זה יוצר דבק קהילתי וחיבור אינטימי יותר.

הזוויות אותן צריך לבחון:

• העובדים – איפה העובדים נמצאים כל הזמן גם ככה? מה מתאים לעובדים שייקחו חלק בקהילה? כמות האנשים? וכדומה.
• הארגון – מה ניתן ואיך מבחינת אבטחת מידע? האם יש נהלים שצריך לקחת בחשבון?
• הצורך – האם מדובר בצורך עליו יש לתת מענה מיידי?
• קיימות – כלומר, האם יש פלטפורמה קיימת שנכון להתלבש עליה במקום לנסות להמציא שוב את הגלגל. שווה לחשוב גם על הפלטפורמות הדיגיטליות וגם על הפרונטליות (אוף ליין).

איזה פלטפורמות קיימות?

הפלטפורמה	דגשים
פייסבוק	רוב האנשים גם ככה שם ויש יכולות מתפתחות לניהול קהילות בפייסבוק לא כל הארגונים מתירים פייסבוק תו”כ עבודה צריך לשים לב להגדרות הפרטיות ואבטחת המידע מורכב לנהל מידע דרך הפייסבוק לא כולם רוצים לערבב עבודה עם מרחב דיגיטלי של החיים הפרטיים
ווטסאפ	מיידי, קצר, נגיש, בלי דיוני עומק מצד שני אלו בדיוק גם החסרונות שלה + עומס קבוצות ווטסאפ שכולנו חווים
פלטפורמה פנימית	Yammer / teams / Slack / Workplace ועוד לכל פלטפורמה מאפיינים ייחודיים שיש לבדוק לעומק, בייחוד אם אתם שוקלים להטמיע מערכת שלא קיימת כיום בארגון
אפשרויות נוספות	·       אפליקציה ארגונית ייעודית ·       לקחת מערכת קיימת ולעשות עליה פיתוחים ולהטוטים כדי שתתאים לניהול קהילה ·       ניוזלטר שנבנה ע”י חברי הקהילה – בו ניתן לפרסם פוסט היכרות קבוע, בקשות עזרה, פרסום של תוצרים חדש, ידע חדש שנוצר ע”י הקהילה ועוד

כמובן שאין לנו המלצה חד משמעית על פלטפורמה, הכל תלוי … זוכרים? בארגון, בעובדים ובצורך.

ולסיום סיומת, טיפים של שתיים שיודעות 

שתינו מנהלות קהילות בעצמנו כבר כמה שנים טובות וריכזנו כמה התובנות שאולי יוכלו לסייע:

• הקשבה – האתגר הוא להקשיב באופן אמיתי לחברי הקהילה ולא רק ללכת אחרי האג’דנה הארגונית וזהו, אחרת הקהילה פשוט לא תתרומם.
• עמוד שדרה – מאוד קל ללכת לאיבוד והיסחף אחרי נושאים שלא קשורים למיקוד של הקהילה (עיין ערך ברכות שושנים נוצצות, תמונות של ילדים ועוד), שמרו על מיקוד!
• רציפות – שמרו על החיים התוססים הקהילה (כן כתבנו תוססים, כן אנחנו ילידות שנות ה-80!) כמו חגיגת ניצחונות על ביצועים, אתגרים שפותרים, מפגש אוף ליין ללמידה.
• הדדיות – זה לא מופע יחיד… בהתחלה זה אולי ירגיש ככה אבל אח”כ היופי הוא שכולם תורמים.

מקוות ששפכנו אור על הנושא הזה, נראה לי שאפשר להבין מהמאמר המשותף שלנו למה קהילה ארגונית בכלל וקהילת למידה בפרט הן כ”כ חשובות. 

רוצים ייעוץ מקצועי? יש לכם שאלות? פנו לרות [email protected] או אלינו [email protected]