לאחרונה יצא לי להשתתף בתהליך Design Sprint שביצע גוף למידה באחד מהארגונים הגדולים בארץ.
המטרה במקרה זה הייתה לעצב פתרון ניהול למידה (פלטפורמת LMS) שישרת את הארגון בצורה הטובה ביותר ולאורך זמן.
באופן אישי נדהמתי מהיכולת לרתום כל כך הרבה בעלי עניין בארגון מכל כך הרבה זוויות וסיפורי לקוח לתהליך אחד ממוקד שבסופו נוצר אפיון מעמיק ומדויק.
אז הנה כמה מילים על המתודולוגיה, איך ניתן ליישמה גם בגופי למידה ארגוניים, תמצית התהליך שעברנו בארגון והמסקנות אליהן הגענו.

מה זה Design Sprint?
Design Sprint דומה למתודולוגיות עיצוב מוצר אחרות נשענת על עקרונות Design Thinking (חשיבה עיצובית) בכך שממקדת את מעצבי הפתרון בלקוח, בצרכים שלו וביכולת שלו למצוא ערך אמתי בפתרון.
המאפיינים המרכזיים של התהליך הם תיחום הזמן (5 ימים רצופים) והעובדה כי מתקיימת בו חלוקת תפקידים המאפשרת זרימה של התהליך ופתרון בעיות במהלכו.

איך זה עובד?
ממש על קצה המזלג מדובר בתהליך מואץ מרעיון לפתרון (מוצר) בו לוקחים חלק כל בעלי העניין בצד המתכנן / המייצר של הפתרון והלקוחות העתידים לעשות בו שימוש.
כל יום מבין 5 הימים מוקדש לשלב בעל מטרה מוגדרת:

1. יום ראשון: הבנה (Understand) – מיפוי הבעיות / האתגרים ומיקוד באזורים בהם נרצה להתערב / לשנות.
2. יום שני: חשיבה פתוחה (Diverge) – חשיבה בצוות על פתרונות אפשריים. מותר לחלום, מותר להתנסות. בשלב זה לא מאפשרים למציאות להשפיע על הרעיונות.
3. יום שלישי: התכנסות ((Converge – חקירה מעמיקה יותר של רעיונות איתם נרצה להתקדם.
4. יום רביעי: אב טיפוס – תכנון והפקה (אם אפשר) של אבי טיפוס אותם נוכל לבדוק יחד עם הלקוחות.
5. יום חמישי: בחינה – בדיקת הפתרונות שהצענו יחד עם לקוחות מייצגים. שאלת שאלות שיקדמו אותנו בבחירת הפתרון המתאים ביותר.

מי בצוות?
כדי לקיים את התהליך אנחנו צריכים “לבודד” צוות המכיל מספר בעלי תפקידים:

• מקבל החלטות (Decider) – כשיש מחלוקת או שצריך לקבל החלטה סופית בעל תפקיד זה לוקח את המושכות תוך הנחת בסיס שהוא תמיד אומר את המילה האחרונה.
• מארגן (Facilitator) – שר הזמן והתהליך. מי שמושל ומנהל את המהלך מתחילתו ועד סופו. דואג שקולם של כולם ישמע ושהכול יתנהל לפי כללי המתודולוגיה.
• מומחה חיצוני (Expert) – אדם חיצוני לתהליך ולארגון המתמחה בתחום התוכן / המוצר בו דנים.
• עוד בצוות נרצה לשלב בעלי תפקיד נוספים – אנשי שיווק, עיצוב, שירות לקוחות, מערכות מידע וכספים.
• בעלי עניין – אותם נפגוש במהלך הדרך. הם בעיקר לקוחות אשר יספרו לנו איך הבעיה / האתגר נראה ומרגיש מהצד שלהם. בעזרתם ניצור מפת אמפטיה המוכרת מתהליכי Design Thinking המבטאת את צד הלקוח.

מה קורה שם?
אנחנו (צוות התהליך) פוגשים מומחים, בעלי עניין ולקוחות כשכל אחד רושם לעצמו רעיונות:
HMO – How Might We – איך אפשר לפתור את הבעיה, מה יכיל הפתרון שלנו כך שיפתור את הבעיה בצורה הטובה ביותר.
לאחר מכן נסדר את כל הרעיונות על לוח גדול (כן, זה שלב הפתקיות הצבעוניות, אי אפשר בלי) במקבצים. המקבצים הללו הם אבני היסוד של הפתרון. ככל שהמקבץ גדול יותר כך יש סיכוי שהוא משמעותי יותר לפתרון.
לבסוף (זה לא חייב לקחת 5 ימים בייחוד אם לא מייצרים מוצר אלא מפת פתרון) נמפה את העקרונות ונחליט (או ש”המחליט” יחליט) על התכונות הקריטיות של הפתרון. 

ניתוח התהליך בו השתתפתי – עיצוב פתרון ניהול למידה אפקטיבי
בתהליך בו לקחתי חלק (כמומחה חיצוני בצוות החשיבה) הארגון ביצע תהליך אמיץ בו חזר אל שלב התכנון בפרויקט ניהול למידה רחב היקף אשר לא התממש כפי שהארגון ציפה.
אחרי שכל בעלי העניין למדו את המצב הקיים וכל אחד כתב את דעתו, התבצע פנייה רחבה לכול הלקוחות האפשריים במטרה לתאר את הבעיה ואת הפתרון בראות עיניהם. רובם הגיעו פיזית לסדנה, חלקם שלחו תשובות במייל.

נקודת הפתיחה הייתה למה לנו בכלל LMS?
ארגונים לרוב מחליטים לצאת לפרויקט LMS בשל אחד או שילוב של 6 סיבות:

1. רגולציה – הייעוד המקורי של LMS. תהליך למידה מחזורי המחייב אינטראקציה, בחינה ודיווח.
2. ניהול הדרכה (קמפוס) – עבור ארגונים בעלי מרכזי הדרכה. פה למערכת שתי מטרות: ניהול משאבים וניהול תהליך הלמידה הכולל רישום, בחינה, נגישות למידע וציון.
3. ניהול הכשירות – ניהול תהליכי למידה מחזוריים ו\או נקודתיים המתייחסים ליכולת מסוימת של קהלי יעד שונים בארגון.
4. למידה דיגיטלית / למידה תוך תפקיד – הקצאת, קיום וניהול למידה לקהלי יעד שונים בסביבת העבודה.
5. קידום מקצועי – אפשרויות למידה פתוחות יותר המתייחסות לתהליכי למידה עצמאית של קהלי יעד בארגון כגון מנהלים או קבוצות מקצועיות הנדרשות ללמידה ממוקדת.
6. ניהול התוכן ההדרכתי – קיום מערך בקרה על התכנים המשמשים ללמידה בארגון והנגשת תוכן רלוונטי לקהלי יעד.

אז למה יצאנו לפרויקט ואיפה אנחנו רוצים להיות עוד שנתיים?
במקרה זה התשובה הייתה ניהול הקמפוס ובהמשך ניהול הלמידה הדיגיטלית בארגון. החלטה זו משפיעה דרמטית על עיצוב הפתרון בהווה ובעתיד.
בנוסף הכרנו בעובדה כי למערכת (תהייה אשר תהייה) ישנם 4 קהלי יעד מרכזיים המחזיקים כל אחד בסט אתגרים וצפיות שונה מהפתרון:

קהל יעד	מה מצפה מ-LMS?
משתמשי קצה (הלומדים / עובדים)	חווית משתמש – UX רלוונטיות מסייע לי לפתור בעיה מקדם אותי כרגע ובכלל
מנהל ישיר	מקדם בהשגת יעדים (טקטי) הצגת מידע רלוונטי על למידה באחריותי מאפשר לי ללמוד ולהתקדם
הנהלת הארגון	ראיה רוחבית ושליטה בתהליכי למידה בארגון התייעלות בתהליכי למידה והדרכה השגת יעדים (רמה אסטרטגית)
הנהלת ואנשי הלמידה	קלות שימוש, אינטואיטיביות גמישות גיוון בתהליכי וכלי למידה נתוני הדרכה בזמן אמת

לאחר שנפגשנו עם 7-8 לקוחות ובעלי עניין ולאחר שמיפינו את האפשרויות בפתרון ניהול למידה כלל ארגוני, הגענו למפת תכונות מהרחבות והמדויקות שראיתי בתהליכים השונים בהם לקחתי חלק לאורך השנים.
“המחליט” (במקרה שלנו “המחליטה”) הגיע למסקנות ממוקדות, לאחר דיון די ער בנקודות שיהוו את ליבת הפתרון בעתיד הקרוב והארוך יותר.

רוצים לדעת עוד?

• מאמר הסוקר את התהליך בצורה מעמיקה.
• למיטיבי לכת, הספר sprint.
• סקירה של פתרונות ניהול הלמידה בישראל.

שורה תחתונה: ממליץ בחום לקיים תהליכים דומים סביב סוגיות אסטרטגיות בלמידה ולמידה דיגיטלית בפרט.
הייתם רוצים להוביל תהליך כזה בארגון שלכם? מוזמנים לצור קשר ונחבר אתכם לדוקטור :)