אנחנו ממליצים לקרוא את מילון המונחים הזה לפני הקריאה

כמעט בכל פרויקט LMS בו אני מעורב עולה דרישה לנהל כשירויות באמצעות המערכת.
כשנכנסים לפרטים מגלים לרוב שבתוך הדיון סביב ניהול הכשירות בארגון יש מספר דעות ואסטרטגיות וכי הדרך בה הארגון עובד לא תמיד זהה לדרך בה המערכת מציע לנהל את התהליך.
הנה כמה תובנות שאספתי בדרך על הנושא.

כשירות מקצועית – מה זה אומר בעצם?

כולנו אומרים “כשירות” אבל לא תמיד מתכוונים לאותו הדבר.
ניתן להבדיל בין הפרשנויות השונות של המונח באמצעות הקשר לתפקיד נוכחי וכן מימד הזמן.

כשירויות בתפקיד

המונח המקורי לרוב תורגם כ-Competency – היכולת לבצע משימה במסגרת התפקיד.
היום אנחנו מתרגמים את המונח גם כ-Skill – מיומנות גנרית הרלוונטית לביצוע התפקיד.
אפשר לטעון שרמת Skill גבוהה בסביבת העבודה הופכת את העובד ל Competent.

• יכולות עבודה ברמה גבוהה עם אקסל – Skill
• כתיבת תכנית עבודה (ג’אנט) עם טבלאות הקצאת משאבים – Competency

מעבר לדיון סביב התרגום, תהליכי רכישת וניהול כשירויות שונים כשאנו מתייחסים ל Skill מול Competency.
הכשירות המקצועית (Competency) קשורה בביצוע העבודה\המשימה. היא לרוב מושגת בתהליך הכשרה לתפקיד או מוגדרת כדרישת קדם לתפקיד.
בבסיס הצורך לנהל כשירות נמצאת ההנחה כי הכשירות נשחקת לאורך זמן וכי תפקוד אפקטיבי בעבודה דורש תחזוקה\שימור\חידוש כשירות.

לרוב אנו נתקלים בשלושה מצבים (ועוד אחד שלא באמת קשור) המכתיבים תחזוקת כשירות מקצועית:

1. זמן – המרחק מהתרגול / היישום האחרון. בדיוק כמו כושר גופני. גם אם אני בכושר מעולה ומפסיק להתאמן, בשלב מסוים מדדי הכושר שלי יתחילו לרדת.
   אנחנו (אנשי ההדרכה) מאתרים את הכשירות, מייצרים מדד וסף לחידוש כשירות וקבועים את מחזורי הזמן לביצוע התהליך.
2. שינוי – משהו השתנה בסביבת העבודה שמחייב תחזוקת כשירות. מכונה, תוכנה, מידע, נהלים וכו’.
3. דיווח עצמי – העובד או מנהל ישיר מדווחים שנדרשת תחזוקה לכשירות.
4. רגולציה – היא לא באמת כשירות אבל מנוהל בצורה דומה. מחזור זמן קבוע (ללא קשר לביצוע) המכתיב חידוש כשירות בהתאם לחוק (“מניעת הטרדה מינית” פעם בשנה וכו’).

ניהול מערך כשירות מקצועית מחייב מספר מאפיינים למערכת ניהול הלמידה ותהליך ארגוני ברור בנושא:

1. זיהוי כל הכשירויות המחייבות תחזוקה (כולל רגולציה)
2. קביעת מדדים לרמת כשירות
3. קביעת כלים למדידת רמת כשירות
4. קביעת סף לרמת כשירות המחייב תחזוקה
5. קביעת פתרונות למידה ביחס לכשירות נתונה

ובמערכת ניהול הלמידה?

בה נדרשים כללים ותיוגים, כדי לקיים את המערך באופן רוחבי ואף אוטומטי בחלק מהמקרים.
בחלק מהמערכות התהליך מוגדר תחת Module נפרד, לרוב בשם Performance או Skill Management.
נא לשים לב שרוכשים רישיונות גם ל-Module זה אם יש לכם כוונה לנהל את התהליך במערכת.

כשירות במימד הזמן

מבחינת זמן, אנו מתייחסים לשני מרכיבים: הווה ועתיד.
בהווה תהליך ניהול הכשירות מתבצע עבור תפקיד נוכחי. אבל כאן נכנס אבל גדול…
בשנים האחרונות אנחנו חייבים גם לנהל מוכנות עתידית ולכן עלינו להקים מערך נוסף, איתו כללים מידע ויכולות מערכת, עבור ניהול הכשירות העתידית.

כשמדובר על העתיד המונח Skill הוא המונח הרווח.
לא מדובר בתהליך עבודה אלא יכולות גנריות שיאפשרו לעובד להיות Competent (כשיר) גם בעתיד.
אנחנו מוצפים ברשימות של מיומנויות העתיד אך נראה שכולן מצביעות לאותו כיוון. Skills Power (לשעבר Soft Skills) וכן מיומנויות טכנולוגיות.

כמובן שתזהו מהליכים ארגוניים אלו תחת המיתוג החם של השנה: Reskilling ו Upskilling.
ניהול כשירות העתיד מתייחס יותר למונח Upskilling בעוד ניוד פנים ארגוני ו”הסבה לתפקיד” מיוחסים יותר למונח Reskilling.

ובמערכת ניהול הלמידה?

תהליך הניהול מבחינת מערכת ניהול הלמידה שונה לגמרי במקרה זה. ראשית אין לנו יעד מוגדר ברמת הכשירות, המיומנות או מסגרת הזמן לתהליך.
בנוסף הלמידה לא משפיעה על ביצוע נוכחי, אי אפשר למדוד הצלחה, אין יישום מיידי והעובד נדרש למצב המכונה Dual Transformation – מצב בו מקימים שני פרופילים מקצועיים, נוכחי ועתידי.

אז מה הפתרון? 

במקרה זה הפתרונות ללמידה מבוססים על אוצרות, למידה חברתית ובעיקר פרסונליזציה.
בהתאם אנחנו מפעילים רכיבים שונים במערכת ביחס לניהול הכשירות המקצועית, לפעמים אפילו עובדים על מערכת נפרדת לחלוטין מה LMS המסורתית שלנו.

ברמת המערכת אנחנו צריכים פרופיל משתמש עשיר, גישה למאגרי תוכן חוץ ארגוניים, מיפוי וגישה למומחים (בתוך ומחוץ לארגון), יכולת לפצל את תהליך הלמידה במרחב הזמן, המקום והמכשיר, לאפשר לעובד ומנהל ישיר כלי ניהול ומעקב הפעילים לאורך זמן בתהליך שיכול להמשך זמן רב ובתמהיל משתנה.

כאן תכונות או מערכות Learning Experience Platform) LXP) נכנסות לתמונה.
חשוב לומר שרוב מערכות ניהול הלמידה העכשוויות כבר השכילו להשלים את הפער בינן לבין ה LXP. כמובן שהאחרונות ממשיכות להתפתח ומנסות ולשמור על נתח שוק עצמאי.

ההצעות  

1. לבחון קודם LMS עם תכונות LXP מאשר לפצל את תהליך העבודה בין שתי מערכות.
2. הצעה נוספת היא לבדוק מה קיים ועובד כבר בארגון שלכם. תופתעו לגלות (אולי) שגופי מערכות מידע כבר עובדים עם פתרונות כמו Pluralsight.
3. בנוסף חברות כמו Microsoft, SAP ואחרות הכריזו על הקמת פתרונות בתחום על בסיס מוצרים קיימים שלהן. שווה לעקוב.

בשורה התחתונה התהליך והערך לארגון / לעובד הוא המוביל. ברגע שכל השותפים מדברים באותה שפה ומתכוונים לאותו פתרון הסיכוי להצלחה גדל ובעיקר ליישום מה שאנחנו באמת צריכים.